La gestione documentale in azienda non dev’essere limitata agli utenti professionali e amministrativi, ma deve diventare patrimonio di tutta l’organizzazione, in modo che tutti – compresi manager e mobile worker – possano lavorare con maggiore efficienza, senza carta.
La piattaforma Top Consult di nuova generazione TopMedia Social NED per la Gestione Documentale e la Collaborazione Aziendale propone un modo nuovo di interagire con il sistema, basato su facilità d’uso e interfacce semplici e intuitive che utilizzano funzionalità social mirate al modo di operare dell’utente e al ruolo ricoperto in azienda. Il nuovo modo di lavorare (“smart working”) è disponibile su tutti i client, a seconda di dove si trova l’utente e di cosa sta facendo: il PC dell’ufficio, il notebook, lo smartphone o il tablet.
Gli utenti professionali che utilizzano quotidianamente il software hanno a disposizione funzionalità di ricerca documenti sofisticate e potenti; quelli occasionali, come ad esempio manager o mobile worker, possono utilizzare funzionalità “smart” (derivate dall’uso dei dispositivi mobili e dai social network, quindi note anche a chi non ha mai lavorato prima con il sistema documentale) più adatte al loro lavoro: Preferiti, Recenti, Tag, Notifiche, Ricerca Libera (come accade con motore di ricerca Internet). In aggiunta ai criteri di archiviazione dei documenti rigidi e prestabiliti dall’azienda in funzione dei processi, con l’uso dei tag gli utenti possono usare una classificazione ulteriore, personale e informale, che fornisce maggiore flessibilità e semplicità al loro lavoro.
Rilevante è anche la portata delle notifiche, che non sono effettuate tramite e-mail ma mediante un sistema di messaggistica interna che opera come strumento di comunicazione istantaneo fra la piattaforma e gli utenti e fra utente e utente, alleggerendo così la casella di posta elettronica. Ciascun utente visualizza sulla propria schermata di lavoro sul PC o sul proprio dispositivo mobile le notifiche di propria competenza: lo informano sull’esito dell’elaborazione di un lotto di documenti, ad esempio una spedizione massiva, oppure gli segnalano la necessità di un suo intervento per l’approvazione del pagamento di una fattura, l’emissione di un ordine o l’invito a partecipare a un gruppo di lavoro.
Mediante l’interfaccia intuitiva tutti possono lavorare nello stesso modo “smart”, in ufficio, a casa e in mobilità. L’utilizzo della gestione documentale si allarga così a tutta l’azienda, interessando anche le applicazioni di business, e diventa parte integrante del sistema informativo, dispiegando al massimo tutti i vantaggi di efficienza e risparmio che è in grado di attivare.
